O poder da acurácia das informações

Confira quando agir quando há alta demanda por produtos

Imagine o frustrante cenário: você não sabe realmente a acurácia dos saldos de seu sistema de gestão de estoques. Então, um cliente o procura pedindo um produto e você descobre que não tem nenhum na prateleira ou que seu sistema não informa que há mais itens no estoque. Infelizmente, isto ainda acontece muitas vezes em muitas empresas.

Mesmo com a tecnologia avançada que existe hoje, a acurácia dos saldos do sistema em relação ao saldo real é um grande problema. As formas tradicionais de contagem do estoque e a atualização do sistema de forma periódica (anual) garantem que o estoque seja acurado, mas fica exposto ao caos novamente na primeira transação. E quem faz contagens físicas regulares não necessariamente é melhor.

Sabe-se bem que o estoque não agrega valor ao produto. Ele essencialmente fica parado lá até ser movimentado ou vendido. É um ativo improdutivo, gerador de custos e sem valor agregado nesta operação. Quando o estoque é movimentado pela cadeia de suprimentos, ele pode mudar de dono. Ele pode passar por várias transações e ser movimentado múltiplas vezes.

Isto aumenta consideravelmente a complexidade de seu controle. Todas as informações e históricos das transações relativos ao estoque devem ser registrados e mantidos com acurácia à medida que vai sendo movimentado ao longo da cadeia.

O estoque é mantido principalmente para atender aos usuários internos ou clientes. Muitas vezes isto é justificável. Existem alguns itens que são mantidos no estoque “só por precaução” e existem alguns itens que ficam no estoque por obrigações contratuais. Entretanto, alguns itens são mantidos no estoque por incompetência gerencial. Às vezes ele está lá apenas para encobrir problemas ou manter a linha de produção ocupada, porém seja qual for o motivo da existência do estoque, ele deve ser gerenciado.

Importância da acurácia

O saldo acurado é vital para o controle dos ativos valiosos de sua empresa. É necessário um processo para manter o saldo correto o ano todo – e não apenas na época do inventário geral. Isto deve garantir a integridade e a acurácia do estoque para gerar operações mais eficientes e melhores serviços ao cliente. A contagem física periódica é realizada em intervalos definidos, como no final do mês, do trimestre e do ano, para atender às necessidades dos demonstrativos financeiros.

A compreensão do poder da acurácia do estoque é o fator-chave de uma cadeia de suprimentos bem sucedida. Existem dois métodos de auditorias: as contagens físicas periódicas, como inventário geral, mencionadas anteriormente e as contagens cíclicas. Exemplo: inventário rotativo.

As contagens físicas criam uma foto instantânea do estoque na época da contagem geral, com todas as atividades congeladas durante o período de contagem. Este método exerce intensa pressão para a conclusão da contagem e atualização do sistema com rapidez. Ele não inclui um processo que garanta a acurácia após a contagem.

Em contrapartida, a contagem cíclica garante que os níveis de acurácia diários sejam mantidos, eliminando a necessidade das onerosas contagens físicas anuais. É uma técnica poderosa e dinâmica com a intenção de dar às empresas a capacidade de controlar os custos de gerenciamento do estoque e o uso dos recursos do modo mais eficiente. As contagens cíclicas são realizadas continuamente ao longo do ano por pessoas treinadas que identificam os problemas e os corrigem.

Acurácia dos saldos

A acurácia dos saldos é medida comparando-se as leituras do sistema com os saldos reais disponíveis. Operacionalmente, isto significa a quantidade que normalmente é medida comparando o número das contagens boas (ou “acertos”) contra o número total de contagens.

A acurácia dos saldos é medida comparando-se as leituras do sistema com os saldos reais disponíveis. Operacionalmente, isto significa a quantidade que normalmente é medida comparando o número das contagens boas (ou “acertos”) contra o número total de contagens.

Com este método, o foco é na descoberta e correção dos erros de acurácia e não necessariamente na simples atualização dos registros após a contagem. Com a eliminação das causas dos erros e o estabelecimento dos processos de negócios para evitar que aconteçam novamente, as contagens cíclicas podem proporcionar melhorias significativas na acurácia ao longo do tempo.

Classificação

Na contagem cíclica alguns itens são contados com mais frequência do que outros. Em primeiro lugar, todos os itens sujeitos à acurácia dos saldos devem ser classificados com base em suas importâncias. Um método para isto é classificar o estoque com base no valor de uso anual. Neste sistema, os principais 10 a 20% devem ser identificados como itens classe “A”. Os itens na faixa de 20 a 30% devem ser classificados como “B”. Qualquer coisa abaixo disso deve ser classificada como “C”.

Como resultado, os itens “A” devem ocupar aproximadamente 80 % das iniciativas de contagem cíclica, os itens “B” 15 a 20 % e os itens “C” possivelmente um a cinco %. Estas classificações também são úteis na determinação dos limites de tolerância da acurácia. Por exemplo, a categoria “A” pode ter um nível de tolerância zero tanto em quantidade quanto em valor monetário, enquanto que a categoria “C” pode ter limites de tolerância de R$ 20 ou cinco por cento.

Além da classificação por valor, a classificação por popularidade (P, Q, R) também é comum em diversas empresas, onde o item mais popular, ou seja, o mais movimentado (acessado) é candidato a ter mais divergências e por isso é contado mais frequentemente.

Para evitar a recorrência dos erros, devem ser implementados os procedimentos políticos e treinamento corretos

Contagem

A maioria dos sistemas ERP (“enterprise resource planning”, planejamento do recurso empresarial) oferece capacidades de contagem cíclica dentro de seus módulos de controle de estoques. O processo estabelece uma lista de contagem diária com base na frequência exigida das categorias “A”, “B” e “C”. Por exemplo, todos os itens “A” podem ser contados uma vez por semana, os itens “B” uma vez por mês e os itens “C” uma vez a cada seis meses.

Existem muitas outras formas de estruturar as listas de contagem: por inspeções visuais, por listas de zonas (com base na separação física das áreas ou em uma parte selecionada do estoque), por listas da linha de produção ou por listas aleatórias. Alguns programas de contagem cíclica conseguem incluir outros parâmetros à fórmula tais como, itens com saldo disponível zero (ou negativo) ou itens com um número especial de transações.

O importante é lembrar que uma vez concluída a contagem e identificadas às divergências, o contador deve investigar os erros. A partir daí, ele deverá determinar se realmente foi um erro, por que ele ocorreu, como ocorreu e como evitar que ocorra novamente. Só então a atualização dos registros do estoque deverá ser realizada, ou pelo menos garantida.

por IMAM Consultoria.